Guarda de Documentos | Prazo de guarda de documentos previdenciários

A extinção do direito de a Receita Federal apurar e constituir os créditos tributários, bem como o prazo de prescrição da ação para cobrança desses créditos obedecerá ao disposto no artigo 174, da Lei nº 5.172, de 1966 (Código Tributário Nacional), o qual estabelece que a ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em 5 anos, contados da data da sua constituição.

Assim, o prazo de guarda dos documentos sujeitos à fiscalização da Receita Federal (INSS), que envolvam contribuições previdenciárias, a empresa deverá levar em conta o prazo prescricional de 5 anos (artigo 443, da IN RFB nº 971, de 2009).

Benefícios previdenciários

No que se refere aos benefícios previdenciários, o prazo de decadência é de 10 anos de todo e qualquer direito ou ação do segurado ou beneficiário para a revisão do ato de concessão de benefício, a contar do dia primeiro do mês seguinte ao do recebimento da primeira prestação ou, quando for o caso, do dia em que tomar conhecimento da decisão indeferitória definitiva no âmbito administrativo.

Prescreve em 5 anos, a contar da data em que deveriam ter sido pagas, todas e qualquer ação para haver prestações vencidas ou quaisquer restituições ou diferenças devidas pela Previdência Social, salvo o direito dos menores, incapazes e ausentes, na forma do Código Civil.

O direito da Previdência Social de rever os atos administrativos decai em 10 anos, contados da data em que foram praticados, salvo comprovada má-fé.

Caso os documentos da empresa envolvam pagamento, reembolso ou outras situações referentes a benefícios previdenciários recomenda-se observar o prazo de 10 anos, para efeito de guarda dos mencionados documentos (artigos 568, 569 e 573, Instrução Normativa INSS nº 77, de 2015).

Salário família

O pagamento do salário-família é devido ao empregado a partir da data da apresentação da certidão de nascimento do filho, ou da documentação relativa ao equiparado. Está condicionado, ainda, à apresentação anual do atestado de vacinação obrigatória, até 6 anos de idade; e comprovação semestral de frequência à escola do filho ou equiparado, a partir dos 7 anos de idade.

Recomendamos que a empresa conserve, durante 10 anos, os comprovantes dos pagamentos do salário-família e as cópias das certidões correspondentes, para eventual exame pela fiscalização. É aconselhável que os comprovantes dos pagamentos ao empregado também sejam mantidos à disposição da fiscalização durante 10 anos (artigo 84, do Decreto nº 3.048, de 1999 e artigos 568, 569 e 573, IN INSS nº 77, de 2015).

Salário-maternidade

O salário-maternidade, para a segurada empregada, consiste numa renda mensal igual à sua remuneração integral e será adiantado pela empresa, que poderá compensar quando do recolhimento das contribuições previdenciárias incidentes sobre a folha de salários e demais rendimentos pagos ou creditados, a qualquer título, à pessoa física que lhe preste serviço.

Recomendamos que a empresa conserve, durante 10 anos, os comprovantes dos pagamentos de salário-maternidade, bem como os atestados de afastamento e as certidões de nascimento correspondentes, para eventual exame pela fiscalização (artigo 94, do Decreto nº 3.048, de 1999 e artigos 568, 569 e 573, IN INSS nº 77, de 2015).

Entidades beneficentes

A entidade beneficente de assistência social certificada e beneficiada com a isenção da contribuição previdenciária é obrigada a manter em boa ordem e à disposição da Receita Federal, pelo prazo de 10 anos, contados da data de emissão, os documentos que comprovam a origem e a aplicação de seus recursos e os relativos a atos ou operações que impliquem modificação da situação patrimonial (artigo 227, da IN RFB nº 971, de 2009).

Obrigações acessórias

A empresa deverá manter à disposição da fiscalização os documentos comprobatórios do cumprimento da obrigações acessórias discriminadas no Regulamento da Previdência Social (RPS).

Dentre outras, constitui obrigação acessória das empresas:

a) preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

b) lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

c) prestar ao INSS e à Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização;

d) informar mensalmente ao INSS, por intermédio da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP), na forma por ele estabelecida, dados cadastrais, todos os fatos geradores de contribuição previdenciária e outras informações de interesse daquele Instituto;

e) encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, até o dia 10 de cada mês, cópia da Guia da Previdência Social (GPS), relativamente à competência anterior;

f) afixar cópia da GPS, relativamente à competência anterior, durante o período de um mês, no quadro de horário da empresa;

g) informar, anualmente, à Receita Federal, na forma por ela estabelecida, o nome, o número de inscrição na Previdência Social e o endereço completo dos segurados contribuintes individuais que exercem atividade como comerciantes ambulantes, por ela utilizados no período, a qualquer título, para distribuição ou comercialização de seus produtos, sejam eles de fabricação própria ou de terceiros, sempre que se tratar de empresa que realize vendas diretas. 

O prazo para guarda dos citados documentos deverá observar o período de 5 anos ou, caso também envolva benefícios previdenciários, o prazo de 10 anos (artigo 47, da IN RFB nº 971, de 2009).

Processamento eletrônico de dados

A empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária, é obrigada a arquivar e conservar, devidamente certificados, os respectivos sistemas e arquivos, em meio digital ou assemelhado, mantendo-os à disposição da Receita Federal pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária.

O prazo de guarda dos citados documentos deverá observar o prazo de 5 anos ou, caso também envolva benefícios previdenciários, o prazo de 10 anos (artigo 48, da IN RFB nº 971, de 2009).

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balaminut | junho 2021